本文件旨在为教师和工作人员提供指导 大学旅行政策、规定和程序. 这些 指导方针是通用的，不期望涵盖每一个 情况. 有关政策、程序或旅行的问题 请致电616-331-2280联系采购服务部. 的问题 博天堂官方网页出差和费用报销，请打电话给财务处 at 616-331-2203. 

旅行和费用报销政策说明

大学旅行被定义为出差 代表大学.  以下人士有资格申请 报销因公出差期间的合理费用;

• 大学董事会、教职员工.
• 学生在适当/批准的情况下，并由一个部门赞助.
• 特邀嘉宾讲座、咨询、面试、招聘、 和其他特殊场合，或那些要求旅行的 合同安排中指定的大学.  对于这些 情况下，主办单位或部门将使用“同意” 提交差旅费报销.

授权

旅行批准和报销权可由 行政人员到其部门内的主管人员.  授权应采用书面形式，并每年更新一次.  它是 每个潜在的旅行者都有责任确保 由其主管适当批准大学旅行; 主管、系主任、院长或行政主管.  额外的 规定可申请与补助资金相关的差旅 国际旅行.

主管，如果指定，将有权批准旅行 以及直接下属的费用报告，最高5000美元.

任命或执行人员的额外批准可能是 用于旅行政策的例外情况.

看到 旅行 和费用程序 浏览授权详情.

旅游安排及预订

个人旅行应通过travel预订 & 费用 (T&E)旅行预定系统(机票/住宿/租车).  的 大学旅行社可以协助预订多程旅行， 团体/体育旅行，以及国际旅行.

有关运输方式的指引和程序，包括 租车及使用私家车、住宿费、会议费、 等. 在业务上概述了什么 & 金融网站.  看到 旅行 和费用程序 有关详细信息,. 

收取费用

大学教职员工，如需发给大学购货卡 (p卡)，应收取所有商务及差旅费用给 他们P-card.  如果旅客没有p -卡，那么 旅行者可以使用通过会计部门发给他们的借记卡 办公室，通过会计办公室申请预支现金，或使用 个人资金/付款方式及要求报销.  注意:现金 只有当所有其他形式的付款都已付清时，才允许预付款项 被探索过，发现不可行.  看到 旅行 和费用程序 有关详细信息,.

餐

膳食，在切实可行的范围内，应由大学收费 P-card.  按地区计算的每日生活费津贴将适用于 每一个购买. 如果任何一次购买超过了GSA费率，则 旅客将负责偿还大学的差额. 

只有获得授权的个人才可以在网上购买酒类 大学P-card. 看到 旅行 和费用程序 有关酒精的进一步详情 购买.  

如果与一群GVSU的大学客人一起用餐 员工作为有效业务目的的一部分，应集体用餐 使用大学p卡支付，并将在GSA报销 按地区按人均计算的费率.  超出每日费率的例外情况 必须由委任主任或行政主任批准.  A 收据和所有参会人员必须输入“同意报销” 团体餐费报销. 

p卡费用报销/对账

代表大学发生的费用，无论是通过一个 p卡或个人资金，必须得到个人的批准 授权旅行主管并提交给商务财务部 在30日内通过大学的差旅报销系统申请 完成旅行的天数.  未核对的费用可记入 并可能导致p卡被吊销 预支现金的能力.

杂项

大学将提供航空公司/酒店/租车的优惠 奖励计划来源于由大学支付的旅行费用 归旅行者所有.  这项规定不允许旅行者 以个人的方式负责旅行和预订安排 可使用大学p卡时付款.